Waarom is de volgorde van migratie belangrijk bij een IT-overgang?

Wanneer een kantoor twee grote veranderingen tegelijk doorvoert, bijvoorbeeld een nieuwe werkplek en tegelijk een nieuw praktijkbeheerpakket, wordt adoptie ingewikkeld. Medewerkers moeten dan twee interfaces tegelijk leren, terwijl fouten in de ene stap doorwerken in de andere. Door stappen na elkaar te plannen blijft de dagelijkse praktijk werkbaar en is problemen oplossen eenvoudiger.

Hoe herken je een IT-partner die de juridische sector begrijpt?

Sectorkennis blijkt uit de vragen die de partner zelf stelt over dossiervorming, geheimhouding, koppelingen met praktijkbeheersystemen en waar data fysiek staat. Een partner zonder juridische ervaring vraagt vooral naar aantallen gebruikers en licenties. Ervaring is zichtbaar in het advies dat gegeven wordt voordat er een contract ligt, niet pas na oplevering.

Wat kost het om advies in te winnen voordat een IT-contract wordt getekend?

Voorafgaand advies bij een oriënterend gesprek is bij veel gespecialiseerde IT-partners kosteloos. Het gesprek dient om te toetsen of er een match is en om vragen over hardware, werkwijze en volgorde van veranderingen te beantwoorden. Pas als een kantoor besluit door te gaan volgt een offerte voor implementatie, licenties en beheer.

Wanneer merkt een advocatenkantoor echt verschil in IT-service?

Een advocatenkantoor merkt het verschil in IT-service al tijdens het eerste kennismakingsgesprek, ruim voor een handtekening is gezet. Vragen over hardware, werkwijze en migratievolgorde worden dan al beantwoord met concreet advies, niet met een offerte.

Wanneer begint het service stukje te lopen? Stel, je hebt een heel nieuw klant binnen, je hebt de opdracht. Is het dan vanaf dat moment of is het pas als die klant van on-board is en hij heeft een probleem en hij gaat bellen. Wanneer begint hij dat verschil te merken? Ik denk dat de service component vanuit onze organisatie al begint bij het gesprek waaruit blijkt dat er interesse is om iets met elkaar te gaan doen. Op het moment dat wij een verhaal vertellen wie we zijn en een klant heeft een oplossing nodig en in het gesprek blijkt dat we bij elkaar kunnen matchen, dan komen er al heel veel vragen naar boven. Voldoet mijn huidige hardware nog wel? Werk ik wel op een bepaalde manier? Kun je mij ook helpen? Want ja, we zoeken met dat pakketje misschien iets anders. En dan hebben we nog niks gedaan. We hebben nog geen handtekening, helemaal niks. Maar dan denk ik dat wij al laten zien dat we heel goed snappen hoe we eigenlijk al die problemen die hij even snel op tafel legt, want dat is maar wat we horen op dat moment in dat gesprek, dat we daar al mee aan het denken zijn om te kijken hoe we die klant verder kunnen helpen. Dus het begint eigenlijk daar al, denk ik. Er zijn partijen zat die in een bepaalde oplossing zitten met een bepaalde softwarepakketje, maar niet weten, moet ik eerst dit doen of moet ik eerst dat doen? Nou ja, wat belet mij om dat dan te adviseren? Het is gratis advies. Ja, maar ik zie dat als een soort van service component vanuit onze kant, waar we ook laten zien, joh luister, wij snappen dat als je het allebei tegelijk doet, dat het gewoon mayhem is in je organisatie, want de adoptie is gewoon heel erg ingewikkeld. Dus als je nou eerst dat gaat doen, eerst dat gaat aanpassen of verplaatsen of migreren, dan kun je later dat doen. En stel je nog, ik wil je daar ook wel bij helpen, dan kan ik je af en toe even wat coachen of dan kan ik je af en toe wat adviezen geven. En ik denk dat dat in dat soort gesprekken al merkbaar moet zijn voor zo'n klant. Dat ze snappen dat wij dit niet... Ja, wij doen niet anders dan dit. Al 17 jaar met Xeno. Ik zelf doe het al 24 jaar. Dus we weten echt waar we het over hebben.

Waaruit blijkt service voordat de opdracht rond is?

Service begint zodra een kantoor uitlegt wat het huidige pakket doet en wat er moet veranderen. Een ervaren IT-partner adviseert dan direct over de volgorde van migratie, welke stappen apart moeten en waarom gelijktijdig aanpassen de adoptie in de weg zit. Dat advies is gratis en gebeurt voor er iets ondertekend is. Het maakt zichtbaar dat de partner juridische werkprocessen kent, niet alleen een softwareproduct verkoopt. Volgens <a href="https://www.nist.gov/cybersecurity-framework" target="_blank" rel="noopener">NIST Cybersecurity Framework</a>.

Herkent de partner de juiste migratievolgorde?

Bij twee gelijktijdige veranderingen ontstaat adoptie-chaos op kantoor. Een ervaren partner adviseert eerst de ene stap af te ronden, dan pas de andere, en benoemt dat al in het eerste gesprek.

Sluit de huidige hardware nog aan?

Bestaande werkplekken en apparatuur worden meegewogen voordat er een oplossing wordt voorgesteld. Voldoet de hardware niet, dan volgt uitleg over wat wel of niet meekan naar een Modern Workplace-omgeving.

Krijgt het kantoor coaching tijdens de overgang?

Naast advies over de techniek wordt begeleiding aangeboden voor de mensen die ermee werken. Dat betekent tussentijds meekijken, korte coaching-momenten en advies bij twijfelvragen, niet alleen een ticketsysteem na livegang.

Wij doen niet anders dan dit. Al 17 jaar. Dus we weten waar we het over hebben.

Veelgestelde vragen

Een advocatenkantoor kan vragen naar de migratievolgorde, of de huidige hardware nog past bij de voorgestelde werkplek en hoe adoptie op kantoor wordt begeleid. Ook vragen over dataopslag, locatie van datacenters en aansluiting op juridische software horen thuis in dat gesprek. Een partner met sectorervaring beantwoordt die vragen concreet en zonder eerst een offerte te eisen.