Kennisbank
Praktische kennis over IT, security en software voor advocaten en notarissen. Van de specialisten van XINNO.
Past NetDocuments bij een advocatenkantoor?
NetDocuments past bij advocatenkantoren die van on-premise servers naar een online documentmanagementsysteem willen, met AI, samenwerken en security in één platform. Sinds Covid bewegen steeds meer kantoren van een eigen server naar 365 en SaaS-applicaties. Weet je pas zeker of NetDocuments past als je het zelf hebt uitgeprobeerd en hebt gepraat met kantoren die het al jaren gebruiken.
Waarom richt XINNO zich als juridische MSP alleen op de advocatuur?
XINNO richt zich als juridische MSP alleen op de advocatuur, omdat het de beste MSP voor die sector wil worden, niet de grootste. Dat vraagt keuzes: ook een groter bedrijf van buiten de advocatuur krijgt een nee, zodat er geen wildgroei aan klanten ontstaat. Met focus kom je het verst.
Welke blinde vlekken hebben advocatenkantoren in hun IT?
Een van de blinde vlekken in de IT van advocatenkantoren is security awareness: volgens XINNO begint vrijwel elke cyberaanval bij een mens, vaak via phishing. Techniek kan een kantoor goed beveiligen, maar een medewerker die op een phishingmail klikt, opent alsnog de deur.
Wat moet IT voor advocatenkantoren anders doen?
Voor advocaten moet IT het anders doen: het werkt pas goed als de IT-partner één aanspreekpunt biedt en urgentie inschat op de impact op declarabele uren, niet op de SLA. Elk uur dat een advocaat aan IT-problemen besteedt, is een uur dat hij niet kan declareren. Bij een uurtarief van 400 euro loopt dat per maand flink op.
Welke trends in de advocatuur raken de IT?
Drie trends in de advocatuur raken de IT van advocatenkantoren: meer afsplitsingen naar kleine kantoren, NIS2-eisen via cliënten en een nieuwe generatie die anders werkt. Elk van die trends vraagt een IT-basis die past bij de kantoorgrootte, de eisen in de leveranciersketen en de manier waarop jonge juristen werken.
Wat zijn de risico's van cloud voor een advocatenkantoor?
Een advocatenkantoor loopt in de cloud twee soorten risico: het risico van datatoegang via een Amerikaans moederbedrijf, en het risico van gemiste functionaliteit als data juist buiten de cloud blijft. Het risico van cloud voor een advocatenkantoor zit dus aan beide kanten van de keuze. De afweging hangt af van wat cliënten verwachten en welke software met elkaar moet communiceren.
Wat betekent de Patriot Act voor een advocatenkantoor?
Voor een advocatenkantoor betekent de Patriot Act, en inmiddels vooral de CLOUD Act, dat data bij Amerikaanse leveranciers zoals Microsoft in theorie opvraagbaar kan zijn door Amerikaanse autoriteiten. In de praktijk staat kantoordata al overal bij Amerikaanse bedrijven, vaak via apps als WhatsApp. Of de Patriot Act een probleem is voor een advocatenkantoor, hangt daarom af van de zaken die het kantoor behandelt en van de afspraken die het met cliënten maakt.
Waarom is IT-beheer uitbesteden meer dan techniek?
IT-beheer uitbesteden loont voor advocatenkantoren pas als de IT-partner de urgentie van juridisch werk begrijpt en direct helpt op cruciale momenten. Een werkende inlog en een draaiend Word zijn de basis. De echte waarde zit in hulp bij functionele problemen vlak voor een deadline bij de rechtbank.
Waarom is informatiebeveiliging op een advocatenkantoor niet alleen een IT-vraag?
Informatiebeveiliging op een advocatenkantoor draait vooral om beleid. In vragenlijsten van cliënten gaat naar schatting van XINNO 50 tot 60 procent van de vragen over kantoorbeleid en documentatie, niet over techniek. Veel kantoren hebben dat beleid niet op papier. Met NIS2 en strengere eisen aan leveranciers groeit de druk om het wel te kunnen laten zien.
Kost IT voor advocatenkantoren declarabele uren?
IT kost een advocatenkantoor geen declarabele uren of omzet zolang eenvoudiger werk naar junioren gaat en seniors hun uren besteden aan complexe zaken tegen een hoger uurtarief. De zorg dat sneller werken minder declarabele tijd oplevert, is een eeuwige discussie. Wie IT voor advocatenkantoren alleen ziet als tijdwinst, mist dat het vooral de verdeling van werk binnen het kantoor verandert.
Waarom kiezen advocaten voor een afsplitsing van hun advocatenkantoor?
Advocaten kiezen vaak voor een afsplitsing en een eigen advocatenkantoor omdat veranderingen in de werkwijze bij een groot kantoor te traag of helemaal niet doorkomen. Ambitieuze (aankomende) partners die cliënten sneller en beter willen bedienen met andere tooling lopen vast in maatschapsbesluiten. Dan wordt een eigen praktijk het logische alternatief.
Talent werven als advocatenkantoor: hoe pak je dat aan?
Talent werven lukt een advocatenkantoor alleen als het zichtbaar is voor aankomende advocaten en hun na binnenkomst iets te bieden heeft. Het kantoor staat onder druk van drie kanten tegelijk: cliënten vragen snellere en betere dienstverlening, ervaren talent moet je aan je binden en de jonge generatie werkt anders.
Waarom reageert de IT-servicedesk van mijn advocatenkantoor traag?
Als de IT-servicedesk van een advocatenkantoor traag reageert, komt dat meestal door piekdrukte, bijvoorbeeld bij een landelijke internetstoring, en niet door te weinig mensen. Bij een echte noodsituatie, zoals een geslaagde phishingaanval, heeft een kantoor een directe escalatielijn nodig die buiten de gewone wachtrij om gaat.
Hoe ben je begonnen als IT-adviseur in de juridische sector?
Jeffrey, commercieel verantwoordelijke bij XINNO, begon bij een andere MSP met nieuwe klanten in het notariaat en specialiseerde zich daarna bij XINNO als IT-adviseur in de juridische sector, gericht op de advocatuur. Hij koos daar bewust voor nieuwe klanten, omdat dat hem de kans gaf zowel de diensten als de juridische sector te leren kennen. Sectorkennis ontstaat door eerst te begrijpen hoe het werk op een kantoor echt verloopt.
Hoe kun je AI-adoptie op kantoor meten?
Wie de adoptie van AI wil meten, heeft weinig aan het aantal gestelde vragen: dat zegt weinig over het succes van AI. Een advocaat met zeshonderd vragen per maand kan nog steeds buiten de processen werken en zijn kennis voor zichzelf houden. Wie adoptie van AI goed wil meten, kijkt naar kwaliteit, kennisdeling en hergebruik, en niet alleen naar volume.
Waarom werkt visuele bewijsvoering bij IT beter dan uitleg?
Visuele bewijsvoering in IT werkt omdat een advocaat of notaris pas kiest voor een andere werkwijze als hij die eerst met eigen ogen heeft gezien. Over techniek praten heeft weinig zin: wie een betere manier niet kent, kan er ook niet om vragen.
Waarom levert een taalmodel advocaten vaak maar 10% tijdwinst op?
Een taalmodel dat zonder concrete toepassing bij een advocaat wordt neergezet, levert vaak maar zo'n 10% snelheidswinst op, omdat niet zichtbaar is in welke processen het helpt. Pas als elk juridisch proces, van NDA tot verweerschrift, een eigen herkenbare plek in de werkomgeving krijgt, komt de echte tijdwinst los.
Welke rol speelt digitalisering in de advocatuur?
Digitalisering bepaalt in de advocatuur steeds vaker hoe snel een kantoor zijn klant kan bedienen, en dus of die klant blijft. Het verschil tussen kantoren die snel en goedkoper leveren en kantoren die achterblijven is nu nog klein, maar groeit richting 2027 en 2028. Wie de IT aan de achterkant niet op orde heeft, merkt dat aan de voorkant in service en tempo.
Waarom wachten riskant is bij de AI ontwikkelingen in de advocatuur
Bij de huidige AI ontwikkelingen in de advocatuur is wachten met AI-implementatie riskant: wie nu weet dat hij achterloopt en niets doet, raakt sneller achterop dan ooit. AI-aanbieders als Anthropic, OpenAI en xAI kondigen een pas op de plaats aan en lanceren binnen enkele weken toch nieuwe modellen. Die versnelling komt volgens de spreker via Europa ook naar de Nederlandse advocatuur.
Waarom is dataprivacy onder de AVG met Microsoft 365 zo complex voor advocatenkantoren?
Dataprivacy onder de AVG is voor een advocatenkantoor met Microsoft 365 complex omdat er tussen kantoor en data vaak zes tot acht partijen in de keten zitten, en daar heeft het kantoor geen zicht op. Wie e-mail in Exchange Online of dossiers in SharePoint zet, heeft zijn data niet meer alleen bij één verwerker, maar ook bij Microsoft, een bedrijf met een Amerikaanse moeder. Inzicht begint daarom met het in kaart brengen van de keten en het bewust kiezen waar data staat.
Waarom loopt AI in de advocatuur vast?
AI in de advocatuur loopt vast omdat kantoren niet weten wat de tools kunnen en onduidelijk is wat er met cliëntdata gebeurt. De meeste advocaten gebruiken AI als veredelde Google voor losse vragen, terwijl agents en skills onbekend blijven. Een strategische keuze begint bij inzicht in mogelijkheden én datastromen.
Waarom kwam de overstap naar Microsoft 365 pas na COVID op gang?
De overstap naar Microsoft 365 kwam bij advocaten- en notariskantoren pas na COVID op gang, toen thuiswerken werd afgedwongen. Daarvoor zag bijna niemand een reden om over te stappen, omdat data centraal in een datacentrum stond en overleg via telefoon of een bezoek goed genoeg werkte. Een overstap begint meestal door druk van buitenaf, niet door een goed verhaal over de techniek.
Waarom maakt nichekennis het verschil bij juridische AI?
Wie juridische AI zoekt, moet weten dat brede AI-tools zijn gebouwd voor een veel bredere markt dan één rechtsgebied. AI voor juristen werkt het best als de leverancier de niche kent: strafrecht vraagt om feiten, familierecht om sentiment en ondernemingsrecht om onderhandeling.
Welke potentie hebben taalmodellen in de juridische sector?
Taalmodellen zijn ontzettend goed in het verwerken van taal en worden daar steeds beter in, wat ze relevant maakt voor de juridische sector. De juridische sector werkt met ontzettend veel taal, dus daar ligt veel potentie die nog niet wordt gebruikt. Toch blijkt in de praktijk dat puur een taalmodel niet voldoende is om die potentie te benutten.
Waarom wachten met AI en IT-keuzes riskant is
Wie weet dat hij achterloopt en toch wacht met AI, laat het moment van verandering bepalen door een externe gebeurtenis in plaats van door eigen planning. Bij advocaten- en notariskantoren speelt daarbij een dataketen waarin steeds meer partijen gegevens verwerken, en blijkt een taalmodel alleen niet genoeg.
Waarom loopt een generieke IT-partner vast in de advocatuur?
Een generieke IT-partner loopt vast in de advocatuur omdat werkprocessen, urgentie en dossiervoering er fundamenteel anders zijn dan in andere sectoren. Techniek leveren kan iedereen; snappen wat een advocaat of notaris nodig heeft op maandagochtend om 9:00 vraagt om een niche IT-partner die de juridische praktijk kent.
Waarom loopt ongestructureerde data binnen kantoren uit de hand?
Datagroei loopt uit de hand omdat ongestructureerde data op netwerkschijven en meerdere locaties belandt, zonder metadata om bestanden terug te vinden. Bij tientallen gigabytes aan dossierdata weet niemand meer wat waar staat, waardoor advocaten en notarissen tijd verliezen en risico's ontstaan rond dossiervorming.
Waar moet je op letten bij het starten van een eigen advocatenkantoor?
Wie een eigen advocatenkantoor start, moet de IT-omgeving direct goed neerzetten, omdat achteraf upgraden bij groei kostbaar en ingewikkeld is. Naast financiën en huisvesting bepalen dataveiligheid, beveiliging en de tooling die cliënten verwachten hoe soepel het kantoor kan opschalen.
Kost AI advocatenkantoren met uurtje-factuurtje straks omzet?
AI kost advocatenkantoren geen omzet, maar dwingt het uurtje-factuurtje-model om te schuiven naar fixed fee. Cliënten verwachten inmiddels dat opdrachten sneller en efficiënter op tafel liggen, en kantoren die AI negeren houden dat model niet lang vol.
Welke risico's loopt een advocatenkantoor met verouderde IT?
Verouderde IT op een advocatenkantoor levert vooral een beveiligingsrisico op zodra hardware of software geen security-updates meer krijgt. Windows zonder ondersteuning betekent een open deur richting cliëntdossiers, en uitleg achteraf aan cliënten en toezichthouders is een reputatieprobleem dat je zelden herstelt.
Waarom kiezen voor NetDocuments met AI als documentmanagementsysteem?
NetDocuments loopt voor op andere documentmanagementsystemen omdat het vanaf de start twintig jaar geleden als webapplicatie is gebouwd en AI-analyse binnen de eigen omgeving houdt. Voor juridische kantoren betekent dat structuur in het digitale dossier zonder dat data naar externe AI-modellen wordt gestuurd.
Wanneer merkt een advocatenkantoor echt verschil in IT-service?
Een advocatenkantoor merkt het verschil in IT-service al tijdens het eerste kennismakingsgesprek, ruim voor een handtekening is gezet. Vragen over hardware, werkwijze en migratievolgorde worden dan al beantwoord met concreet advies, niet met een offerte.
Waarom mislukt de adoptie van Microsoft 365 op advocatenkantoren?
Adoptie van Microsoft 365 mislukt op advocatenkantoren wanneer de techniek wel klaarstaat, maar de inrichting en werkafspraken niet met de medewerkers zijn doorgesproken. Zonder die voorkant ontstaat een SharePoint-omgeving waarin dossiers en documenten lastig terug te vinden zijn.
Wat regelt IT voor advocatenkantoren?
IT voor advocatenkantoren regelt minimaal een beveiligde online werkplek, gekoppelde juridische software en één centrale servicedesk, zodat het kantoor dagelijks kan werken zonder compliance-risico. De IT-dienstverlening voor advocaten en notarissen bestaat uit drie lagen: werkplek, praktijksoftware en support die de sector begrijpt.
Welk probleem lost AI in jouw kantoor écht op?
Welk probleem lost AI op in de juridische praktijk? Dat moet vooraf duidelijk zijn: dossieranalyse, contractreview of kennisontsluiting. Kantoren die zonder concrete usecase starten, betalen voor een trend zonder rendement. De keuze van een AI-partner met bewezen kennis van advocatuur en notariaat bepaalt of de investering standhoudt.
Heeft een advocatenkantoor in de cloud nog een IT-partner nodig?
Een advocatenkantoor heeft in de cloud nog steeds een IT-partner nodig, ook al werkt Microsoft 365 op het eerste gezicht vanzelf. Het meeste werk gebeurt onzichtbaar op de achtergrond: phishing afvangen, data structureren en beveiliging inrichten volgens de eisen die voor juridische dossiers gelden.
Kosten per werkplek voor ICT: waarom kiezen advocatenkantoren te vaak op prijs?
Advocatenkantoren kiezen een IT-werkplek vaak op licentieprijs, terwijl de werkelijke kosten per werkplek voor ICT zitten in beveiliging, back-up en beheer. Een licentie van 25 euro dekt niet de configuratie, phishing-training of het op afstand wissen van een verloren laptop.
Wanneer is een remote desktop niet meer toekomstbestendig?
Een remote desktop is niet meer toekomstbestendig zodra kernapplicaties incompatibel worden en Microsoft-functionaliteiten er niet meer op draaien. Voor advocaten- en notariskantoren is dat kantelpunt inmiddels bereikt: Teams, Copilot en Microsoft 365-integraties werken niet betrouwbaar op een klassieke remote desktop-omgeving.
Wat is het grootste securityrisico op een advocatenkantoor?
Het grootste securityrisico op een advocatenkantoor is de gebruiker zelf, niet de techniek. Phishingmails, publieke wifi en onzorgvuldig delen van bestanden veroorzaken meer incidenten dan malware, omdat geen virusscanner beschermt tegen een klik op een verleidelijke link.
Waarom voelt IT-support voor advocaten vaak te traag?
IT-support voor advocatenkantoren voelt traag wanneer status-updates ontbreken, niet omdat er niet gewerkt wordt. Juristen werken onder deadlines en dossierdruk, waardoor stilte na een melding sneller irritatie oproept dan bij andere doelgroepen. Proactieve communicatie tijdens een ticket schept meer rust dan snelheid alleen.
Is Microsoft 365 standaard veilig genoeg voor een advocatenkantoor?
Microsoft 365 is niet standaard veilig genoeg voor een advocatenkantoor: Microsoft faciliteert de opslaglocatie, maar multifactor-authenticatie, back-up en toegangsbeheer moet het kantoor zelf inrichten en onderhouden. De securityafdeling van Microsoft beschermt vooral het platform, niet uw specifieke omgeving of dossiers.
Hoe leg je de waarde van IT uit aan een advocaat?
De waarde van IT wordt duidelijk zodra techniek vertaald wordt naar een herkenbare situatie uit het dagelijks leven van de advocaat. Termen als SIEM, MFA of dark web scraping landen pas als ze vergeleken worden met bijvoorbeeld een creditcardmaatschappij die een verdachte transactie signaleert.
Waarom is de goedkoopste IT-partner zelden de juiste keuze?
Kiezen voor de goedkoopste IT-partner, met de laagste licentieprijs, is zelden de juiste keuze voor een advocaten- of notariskantoor, omdat de risico's op data, backup en sectorkennis niet in die 25 euro zitten. Een goedkope IT-partner voor advocatenkantoren regelt alleen de licentie, niet de verantwoordelijkheid die bij het kantoor blijft liggen.
Waarom is een IT-factuur voor advocaten zo ondoorzichtig?
De IT-factuur van een advocatenkantoor wordt ondoorzichtig doordat kantoren steeds meer IT-diensten afnemen, van Microsoft 365 tot SIEM, phishing-training en MFA, zonder overzicht van wat er precies op staat. Zonder periodieke uitleg van de MSP verdwijnt het inzicht in kosten én in de bescherming die daartegenover staat.
Waarom wordt de IT-omgeving van een advocatenkantoor traag?
Een IT-omgeving op een advocatenkantoor wordt zelden traag door één oorzaak. Meestal spelen verouderde platformen zoals Remote Desktop Services, een niet-meegroeiende internetlijn en te veel gedeelde Outlook-mailboxen tegelijk een rol. Ook een ongestructureerd ingerichte SharePoint zorgt voor dagelijkse vertraging bij het zoeken van dossiers.
Hoe begin je als advocatenkantoor met AI?
Beginnen met AI start niet bij een Copilot-licentie, maar bij één concreet werkproces waar tijdverlies zit. Voor advocatenkantoren is dat vrijwel altijd het terugvinden van documenten en zaken uit het eigen archief.
Wat missen advocatenkantoren als backup in Microsoft 365 standaard uitstaat?
Advocatenkantoren die hun data bij Microsoft 365 parkeren, denken vaak dat security en backup standaard geregeld zijn. Dat is niet zo: backup, multi-factor authenticatie en firewall-modules staan standaard uit en vereisen aparte configuratie en licenties. Daarnaast blijft de vraag waar de data fysiek staat en wie erbij kan.
Waarom is een security awareness training onmisbaar?
Een security awareness training is onmisbaar omdat virusscanners en firewalls niet ingrijpen zodra een medewerker zelf op een phishinglink klikt en gegevens invult. Voor advocaten- en notariskantoren, die werken met vertrouwelijke dossiers, ligt het grootste risico bij het menselijk handelen achter het toetsenbord.
Waarom loopt de IT-servicedesk vaak vast bij advocatenkantoren?
Een IT-servicedesk voor advocatenkantoren loopt vast wanneer de leverancier niet begrijpt dat een vastgelopen dagvaarding om twee voor twaalf net zo urgent is als een uitgevallen server. Standaard SLA's meten downtime, niet de juridische deadline die op het spel staat.
Wanneer werkt IT écht voor een advocatenkantoor?
IT werkt pas écht voor een advocatenkantoor als elk apparaat, elke applicatie en elke datastroom is afgestemd op de dagelijkse taken van advocaat, partner en secretariaat. Een werkende IT-omgeving voor juridische professionals is iets anders dan een laptop die aangaat: het verschil zit in geborgde verantwoordelijkheid, beschikbaarheid en aansluiting op cliëntwerk.