Waarom mislukt de adoptie van Microsoft 365 op advocatenkantoren?
Adoptie van Microsoft 365 mislukt op advocatenkantoren wanneer de techniek wel klaarstaat, maar de inrichting en werkafspraken niet met de medewerkers zijn doorgesproken. Zonder die voorkant ontstaat een SharePoint-omgeving waarin dossiers en documenten lastig terug te vinden zijn.</page_description> <parameter name="h2_title">Hoe wordt adoptie wél onderdeel van het migratietraject?
Transcript
Een van de grootste uitdagingen is adoptie. Waarom is het IT implementeren vaak makkelijker dan mensen laten veranderen? Nou, IT is techniek.
Die kunnen wij faciliteren. Maar het adopteren van de functionele aspecten in die techniek, dat is lastiger. En daarin moet je als MSP je klant ook veel beter in meenemen aan de voorkant.
Dus stel die klant die gaat over naar een Microsoft 365 omgeving. en dat kantoor is zich niet bewust van de mogelijkheden die het biedt, en het stukje adoptie wordt daarin gemist, dan heb je dus kans dat er een situatie ontstaat waarin de data heel lastig terug te vinden is. Denk bijvoorbeeld aan een omgeving als SharePoint.
Als je dat van tevoren niet goed inricht... en de medewerkers van die klant daar niet over informeert... dan heb je straks een omgeving waar ze hun data heel lastig in terug kunnen vinden.
Wij als MSP kunnen die adoptie niet inhoudelijk voor hen doen. Dat moet de klant zelf organiseren. Maar we kunnen hen daar wel heel goed over informeren...
over de onderdelen waar ze aan moeten denken. Ik denk dat SharePoint daar een heel mooi voorbeeld van is. Maar ook over hoe kunnen zij straks gestructureerd hun data op de juiste manier terugvinden.
Daar kunnen wij als MSP onze klanten goed over vooraf informeren. Hoe krijg je een advocatenkantoor waar iedereen druk is dan ook echt mee om op een nieuwe manier te werken? Er zitten een aantal fases in als wij een nieuwe klant omborden.
We hebben klanten die we omborden. We hebben ook klanten die migreren naar een wat modernere omgeving. En daar zitten een aantal fases in.
De eerste fase is dat wij bijvoorbeeld technisch die omgeving klaarzetten voor die klant. Op de manier zoals wij vinden dat die klaar moet worden gezet. En dat is met name gericht op...
De security kant voor de advocaat. Is de data veilig? Kan hij zijn data benaderen op een veilige manier?
Maar er zit natuurlijk nog iets meer in en dat is dat we ook die klant mee moeten nemen in hoe werkt die nieuwe omgeving nou precies. Dat is onderdeel van het traject, het project eigenlijk. En op het moment dat die klant daar ook echt daadwerkelijk mee aan de slag gaat, dan zorgen wij ervoor dat er ook mensen op locatie zijn om die klant aan de hand mee te nemen in zijn nieuwe omgeving.
En dat doen we net zolang totdat de klant zegt, wij snappen het nu. Wij kunnen op eigen benen verder en dan stappen wij weer terug. En dan loopt het proces via onze servicedesk en op de andere via de kanalen en processen zoals we die normaal hanteren.
Hoe wordt adoptie wél onderdeel van het migratietraject?
Een migratie naar Microsoft 365 valt uiteen in drie fases: technische inrichting op basis van securityvereisten voor de advocaat, uitleg over hoe de nieuwe omgeving werkt, en begeleiding op locatie tijdens de eerste werkweken. Die begeleiding stopt pas wanneer het kantoor aangeeft zelfstandig verder te kunnen, waarna beheer overgaat naar de servicedesk. De inhoudelijke adoptie, zoals afspraken over dossierstructuur in SharePoint, blijft eigenaarschap van het kantoor zelf.</h2_description> <parameter name="bullet_1_title">Waarom is techniek makkelijker dan gedrag?
Waarom is techniek makkelijker dan gedrag?
Een IT-partner kan Microsoft 365 technisch inrichten binnen een projectplanning, maar het aanpassen van werkwijzen op een kantoor vergt tijd van iedere medewerker. Techniek is te faciliteren, gedrag niet.</bullet_1_text> <parameter name="bullet_2_title">Wat gebeurt er als SharePoint niet vooraf wordt ingericht?
Wat gebeurt er als SharePoint niet vooraf wordt ingericht?
Zonder afspraken over sitestructuur, mappen en metadata ontstaat een omgeving waarin advocaten en secretariaat dossiers en correspondentie lastig terugvinden. De opslag werkt technisch, maar de dagelijkse praktijk loopt vast.</bullet_2_text> <parameter name="bullet_3_title">Wanneer stapt de IT-partner terug?
Wanneer stapt de IT-partner terug?
Na de go-live blijven medewerkers op locatie totdat het kantoor aangeeft de nieuwe omgeving te begrijpen. Vanaf dat moment loopt ondersteuning via de reguliere servicedesk en beheerprocessen.</bullet_3_text> <parameter name="quote">Wij als MSP kunnen die adoptie niet inhoudelijk voor hen doen. Dat moet de klant zelf organiseren.
Wij als MSP kunnen die adoptie niet inhoudelijk voor hen doen. Dat moet de klant zelf organiseren.
Veelgestelde vragen
De inhoudelijke adoptie ligt bij het kantoor zelf. Een IT-partner kan de techniek klaarzetten en uitleggen hoe functionaliteiten werken, maar afspraken over dossierstructuur, naamconventies en werkprocessen moeten door het kantoor worden bepaald. Alleen medewerkers kennen de dagelijkse werkwijze en de eisen die de juridische praktijk stelt aan vindbaarheid van stukken. De IT-partner informeert vooraf over de onderdelen waar aan gedacht moet worden.
