Wat betekent de Patriot Act voor een advocatenkantoor?
Voor een advocatenkantoor betekent de Patriot Act, en inmiddels vooral de CLOUD Act, dat data bij Amerikaanse leveranciers zoals Microsoft in theorie opvraagbaar kan zijn door Amerikaanse autoriteiten. In de praktijk staat kantoordata al overal bij Amerikaanse bedrijven, vaak via apps als WhatsApp. Of de Patriot Act een probleem is voor een advocatenkantoor, hangt daarom af van de zaken die het kantoor behandelt en van de afspraken die het met cliënten maakt.
Transcript
Hoe verhoudt dat zich tot hun cliënten? Want ik kan me voorstellen, afhankelijk van wat voor zaken je doet, dat je wel degelijk te maken hebt met bijvoorbeeld de Patriots Act. Als zo'n advocatenkantoor de keuze maakt om zijn data bij Microsoft te stallen, in dit geval, want daar hebben we het over, heeft hij dan nog plichten in communicatie richting zijn cliënten.
Hebben wij daar een rol in? Hoe werkt dat? Nou, ik denk niet anders dan de verwerkingsovereniging van Microsoft, die je niet kunt onderhandelen, want die is gewoon er is, dus dat is dat.
En ik denk eerlijk gezegd ook, kijk, die Patriot Act, die heeft natuurlijk sinds de start van Xeno eigenlijk, heeft hij altijd op ons Netflix gestaan. Maar de vraag is, in hoeverre is dat nog echt van toepassing? Want laten we eerlijk zijn, de hele wereld werkt eigenlijk al op een manier die niet te vergelijken is met twaalf jaar geleden.
Heel simpel, ik gebruik altijd het voorbeeld, de mensen die daar nog gevoelig van zijn voor die Patriot Act. Een data mag nergens staan, bij Amerika of bij Amazon of wat dan ook. Dan zeg ik gewoon heel simpel, gebruik je WhatsApp om te communiceren met je cliënten.
En dan heb ik eigenlijk een 100% score, iedereen communiceren met WhatsApp. Weet je wat de allereerste vraag is die WhatsApp je stelt? Op het moment dat je het installeert op je iPhone en je opent het, mag ik toegang tot uw contactpersonen.
Als je nee klikt, kun je het WhatsApp niet gebruiken. Iedereen klikt oké. Waar denk je dat dan je data staat?
Meta. Zwart op wit mag het misschien allemaal nog zo zijn, maar in de praktijk werken we niet meer zo en gaan we ook niet meer zo werken. Dus er zal, en het is een kwestie van tijd, er zullen daar absoluut wel goede afspraken over komen, want uiteindelijk is het al langgaande.
Data staat overal en ook bij Amerikaanse bedrijven. Ja, en dan ontkom je er gewoon bijna niet aan om zo te werken, om mee te kunnen komen met de kwaliteit van je dienstverlening of te kunnen werken met de applicaties die gewoon je eigen talent van je verwacht om aan te bieden, maar ook die je cliënt van je verwacht om mee te samenwerken. En er zal ongetwijfeld binnen afzienbare tijd een goede afspraak komen tussen Amerika en de Europese Unie.
Hoe weeg je het Patriot Act-risico realistisch af?
Toets het risico in drie stappen. Eerst: welke cliënten en zaken zijn gevoelig voor Amerikaanse inzage? Dan: waar staat de data nu al, ook via WhatsApp, smartphones en andere apps? Tot slot: welke applicaties verwachten medewerkers en cliënten van het kantoor? De verwerkersovereenkomst van Microsoft is niet te onderhandelen. De echte keuze zit dus in welke data het kantoor waar opslaat, en in wat het aan cliënten vertelt.
Is de Microsoft-verwerkersovereenkomst onderhandelbaar?
Nee. De verwerkersovereenkomst van Microsoft geldt zoals hij is. Wie Microsoft 365 gebruikt, accepteert de voorwaarden zonder dat er per kantoor ruimte is voor maatwerk.
Waar staat de data al?
Wie WhatsApp installeert, krijgt direct de vraag om toegang tot de contactpersonen. Vrijwel iedereen zegt ja. Contactgegevens van cliënten staan dan dus al bij Meta, een Amerikaans bedrijf.
Welke zaken zijn echt gevoelig?
Hoe zwaar het risico weegt, verschilt per praktijk. Kantoren met zaken waarbij Amerikaanse inzage een rol kan spelen, moeten bewuster kiezen waar ze hun data opslaan dan een gemiddelde praktijk.
Zwart op wit mag het misschien allemaal nog zo zijn, maar in de praktijk werken we niet meer zo.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de zaken die het kantoor behandelt. Bij dossiers waarin Amerikaanse inzage gevoelig ligt, is het verstandig om cliënten uit te leggen waar hun data staat en welke voorwaarden daarvoor gelden. De verwerkersovereenkomst van Microsoft ligt vast. Het kantoor bepaalt dus vooral zelf hoe open het daarover communiceert met cliënten.
Meer uit de kennisbank.
- Wanneer is een remote desktop niet meer toekomstbestendig?Een remote desktop is niet meer toekomstbestendig zodra kernapplicaties incompatibel worden en Microsoft-funct…
- Wat moet IT voor advocatenkantoren anders doen?IT voor advocatenkantoren werkt pas goed als de IT-partner één aanspreekpunt biedt en urgentie inschat op de i…
- Waarom loopt AI in de advocatuur vast?AI in de advocatuur loopt vast omdat kantoren niet weten wat de tools kunnen en onduidelijk is wat er met clië…