Wat missen advocaten in hun security aanpak?
Advocatenkantoren die hun data bij Microsoft 365 parkeren, denken vaak dat security en backup automatisch geregeld zijn. Dat is niet zo: backup, multi-factor authenticatie en firewall-modules staan standaard uit en vereisen aparte configuratie en licenties. Daarnaast blijft de vraag waar de data fysiek staat en wie erbij kan.
Waarom is Microsoft 365 niet vanzelf veilig?
Microsoft levert een platform, geen kant-en-klare beveiliging. Backup van mail en documenten, tweefactorauthenticatie, uitgebreide firewall-regels en data loss prevention zijn losse modules die per licentie geactiveerd moeten worden. Tegelijk blijft Microsoft een Amerikaans bedrijf: ondanks contractuele afspraken over opslag in een Nederlands of Europees datacenter, synchroniseren datacenters onderling en is technisch niet te verifiëren of data ook buiten de EU wordt geparkeerd.
Staat backup echt aan?
Microsoft 365 bevat standaard geen volledige backup van mail, SharePoint en OneDrive. Verwijderde of versleutelde dossiers zijn na de retentietermijn niet meer terug te halen zonder aparte backup-oplossing.
Is tweefactor en firewall geconfigureerd?
Multi-factor authenticatie en geavanceerde firewall-regels staan bij een kale 365-tenant uit. Voor advocatenkantoren met dossiervertrouwelijkheid is dat een direct risico dat pas met de juiste licentie en configuratie wordt gedicht.
Waar staat de data feitelijk?
Op papier staat de data in een Nederlands of Europees datacenter, maar de centers synchroniseren wereldwijd via interne verbindingen. Als Amerikaans bedrijf kan Microsoft technisch bij die data, ongeacht wat de overeenkomst stelt.
Op papier staat de data in Europa. Als techneut kan ik niet controleren of dat ook echt zo blijft.
Veelgestelde vragen
Nee. Microsoft 365 biedt retentie- en prullenbakfuncties, maar geen volwaardige backup zoals bedoeld in klassieke IT. Verwijderde items of door ransomware versleutelde bestanden zijn na de retentietermijn definitief weg. Voor een advocatenkantoor met bewaarplicht op dossiers is een aparte third-party backup-oplossing gangbaar, gekoppeld aan een aparte licentie en retentiebeleid dat aansluit op de bewaartermijnen uit de beroepsregels.
