Waarom is de goedkoopste IT-partner zelden de juiste keuze?
Kiezen voor de laagste licentieprijs is zelden de juiste keuze voor een advocaten- of notariskantoor, omdat de risico's op data, backup en sectorkennis niet in die 25 euro zitten. Een goedkope IT-partner voor advocatenkantoren regelt alleen de licentie, niet de verantwoordelijkheid die bij het kantoor blijft liggen.
Transcript
Wat is volgens jou de grootste fout die een advocadekantoor kan maken bij het kiezen van een IT partner? Ja, dat is niet zo moeilijk. Dat is gewoon kiezen voor de prijs.
Als ik een Microsoft licentie heb voor 25 euro, ja. Dat doet toch precies wat ik nodig heb. Dus waarom zou ik bij jou 50 euro betalen als ik bij een andere IT partij die mij de licentie voor 25 euro aanbiedt, waarom zou ik nog bij jou blijven?
Dus de keuze voor de laagste prijs, want daar hebben we het in principe over, is zelden, ik wil het woord nooit gebruiken, nooit niet gebruiken, maar dat is zelden de juiste keuze omdat er veel meer komt kijken dan alleen die licentie. We hadden het er net al over als je alles bij Microsoft plaatst, Microsoft faciliteert. Dan heb je 25 euro uitgegeven en dan heb je data ergens anders gestald.
Maar we weten allemaal ook dat het niet zozeer om die licentie gaat, maar om die data. Die data is het allerbelangrijkste voor jou en voor je cliënt. En jij blijft als advocatenkantoor ook zelf verantwoordelijk voor die data.
Dat is niet die MSP en dat is helemaal niet Microsoft. Dus het moment dat je denkt, Voor die 25 euro ben ik er ook en dan ben ik volledig ontzorgd. Dan denk ik dat je nog van een koude kermis thuis komt.
En als je dan voor die 25 euro eigenlijk gewoon net zo inricht bij Microsoft als die eentje die twee keer zo duur is, heb je dan wel een goede vergelijking gemaakt? Nou, voor die 25 euro, jij weet als advocatenkantoor niet welke instellingen je nodig hebt, welke beveiliging je nodig hebt, of die Microsoft-oplossing jou bijvoorbeeld ook een backup biedt. Want dat zijn oplossingen die daar niet in zitten.
Jij bent zelf verantwoordelijk voor die backup. En wil je dat dan bij Microsoft of wil je dat op een andere locatie hebben. Want stel dat Microsoft een probleem heeft of een ander besluit neemt waardoor jij op dat moment niet bij die data kan, dan is het wel fijn om te weten dat iemand anders voor jou een externe backup heeft geregeld zodat jouw data nog veilig is.
Dus dat zijn wel zaken waar je wel iets verder moet kijken. Tot slot vind jij dat als een advocatenkantoor kiest voor een IT-partner, en die regelt het achter de schermen wat beter in, dat ze elke willekeurige IT-partner gewoon kunnen kiezen? Nou, kijk.
Iedereen kan een Microsoft 365 licentie verkopen. Dat is niet ingewikkeld. Daar hoef je geen specialist voor te zijn.
Ik denk dat het wel handig is om te weten of dat MSP kennis heeft van jouw sector. Want als je de bakker om de hoek doet, en die wordt geransomd of die wordt gehackt. Het enige wat hij verliest zijn zijn recepten voor zijn taart.
Ja, weet je, dat is niet zo spannend. Die taart heb je niet zo vaak gemaakt. Dat recept, dat weet je uiteindelijk wel.
Dus dat schrijf je nog een keer op, dat deel je aan je medewerkers en dan ben je klaar voor een advocatenkantoor. Is dat wel iets aan de verhaal? Die heeft verschillende cliënten, die heeft zoveel informatie.
Daar moet je echt wel een specialist voor hebben die weet waar hij over praat. Wij zeggen heel gekscherend van, als je het verschil tussen verschotten en voorschotten niet weet, of als je niet begrijpt dat voor een advocatenkantoor de opzomming van het z'n-woord-document net zo belangrijk is als een server die down is, of voor een notariskantoor dat een printer superbelangrijk is, Ja, dan heb je eigenlijk niets te zoeken in die wereld. Want de meeste MSPs kijken vooral naar die server of die specifieke dienst die het niet doet.
Terwijl voor advocatenkantoren en notariskantoren andere zaken net zo belangrijk zijn. Dat moet je echt weten.
Wat mist er in een goedkope Microsoft 365-licentie?
Een kale Microsoft 365-licentie van rond de 25 euro dekt de software, niet de beveiligingsinstellingen, niet de externe backup en niet de sectorkennis die juridische dienstverlening vereist. Het advocaten- of notariskantoor blijft zelf verwerkingsverantwoordelijk voor cliëntdata, ongeacht wat Microsoft of de MSP faciliteert. Wanneer Microsoft een storing heeft of een besluit neemt waardoor data tijdelijk onbereikbaar is, valt een kantoor zonder externe backup stil. Deze onderdelen zitten standaard niet in een licentie en moeten apart worden ingericht. Volgens <a href="https://www.nist.gov/cybersecurity-framework" target="_blank" rel="noopener">NIST Cybersecurity Framework</a>.
Wat kost een licentie écht?
Een licentie van 25 euro versus 50 euro lijkt een besparing, maar zonder juiste beveiligingsinstellingen, externe backup en sectorspecifieke inrichting is de vergelijking niet gelijkwaardig. De prijs zegt niets over wat er achter de schermen is geregeld.
Wie is verantwoordelijk voor de data?
Het advocaten- of notariskantoor blijft zelf verantwoordelijk voor cliëntdata, niet Microsoft en niet de MSP. Dat betekent dat de backup-locatie, retentie en herstelprocedure een expliciete keuze van het kantoor moeten zijn.
Kent de MSP de juridische sector?
Iedereen kan een Microsoft 365-licentie verkopen, maar niet iedere MSP weet dat een opmaak in een Word-document net zo bedrijfskritisch kan zijn als een server die uitvalt, of dat een printer bij een notariskantoor een primair proces raakt. Zonder die kennis wordt de verkeerde prioriteit hersteld.
Iedereen kan een Microsoft 365-licentie verkopen. Kennis van jouw sector is het onderscheid.
Veelgestelde vragen
Het advocatenkantoor blijft zelf verwerkingsverantwoordelijk voor cliëntdata, ongeacht of Microsoft de infrastructuur levert of een MSP de omgeving beheert. Microsoft faciliteert de dienst, maar draagt geen verantwoordelijkheid voor backup, retentie of herstel van kantoordata. Dat betekent dat het kantoor bewuste keuzes moet maken over waar backups staan, hoe lang data wordt bewaard en hoe snel herstel mogelijk is bij een incident.
