Waarom wordt de IT-omgeving van een advocatenkantoor traag?

Transcript

Idealiter werkt een omgeving goed, snel, zoals klanten dat graag zien. Als MSP zie je dat natuurlijk ook graag. Toch kan het wel eens zijn dat klanten klagen over mijn omgeving is traag.

Waar ligt dat in de praktijk meestal aan? In de praktijk gaat het vaak om dezelfde oorzaken. Denk daarbij aan die klant die werkt op een omgeving waar eigenlijk niet meer in ontwikkeld wordt.

Bij ons is dat bekend als de remote desktop service. Wij informeren die klant ook over het feit van, goh, weet je, dit is een omgeving waar werk je al best wel een lange tijd op. Dat is een goede omgeving.

Alleen die gaat niet meer mee in de ontwikkeling vanuit de Microsoft 365 omgeving. En als die klant zegt van, ik blijf zitten waar ik zit, dan wordt die omgeving niet sneller van. En sterker nog, die omgeving wordt trager omdat de applicaties daarop aan moeten sluiten, niet synchroon lopen in de ontwikkeling.

En die omgeving die wordt trager en trager. En dat is toch iets waar een kantoor rekening mee moet houden door te zeggen, wij moeten wel mee in de nieuwe technologische ontwikkeling om ook die snelheid op orde te krijgen. Er zitten nog andere aspecten aan als een klant die groeit qua medewerkers.

Wij zorgen ervoor dat zijn omgeving meegroeit. Lees de Microsoft 365-omgeving. Maar wat wij niet altijd zicht op hebben is aan de achterkant hoe die klant is aangesloten op Microsoft.

Dat is iets wat buiten ons gezichtveld kan vallen. En dan blijkt dat zijn internetlijn niet meegroeit, waardoor er congestie ontstaat en een stuk vertraging. We kunnen hem daarbij adviseren, maar het is niet voor ons altijd even zichtbaar wat er aan de achterkant op het netwerk gebeurt.

We hebben ook te maken met name secretariaat die bijvoorbeeld gebruik maakt van een mailprogramma, in dit geval Outlook, en dan van 25 partners de mailbox ook open hebben staan. Ja, en dan wordt zo'n omgeving dermate traag dat we moeten adviseren van joh, boven dit aantal open mailboxen kun je gewoon niet, omdat je dan enorme vertraging oploopt. Ze kunnen het niet op deze manier gaan gebruiken.

Dan adviseren we ze daarover en dan is het probleem ook opgelost. Ja, je had het net al over Microsoft, over de 365 en over SharePoint. Je ziet gewoon dat er steeds meer kantoren met SharePoint werken.

Maar ik krijg ook vaak terug van klanten dat ze SharePoint vooral als onoverzichtelijk of ongestructureerd ervaren. Waarom gebeurt dat? Ja, dat is een klacht die ik regelmatig hoor.

En eigenlijk begint het al met een stukje adoptie door die klant. Zij krijgen een omgeving, SharePoint, en daar kan allerlei data ingezet worden. En wat die klant zelf eigenlijk onvoldoende ontwikkelt, is dat zij A, hun medewerkers daarin trainen, dat ze van tevoren nadenken over hoe ga ik die data gestructureerd ontsluiten, We hebben te maken met libraries, we hebben te maken met sites, we hebben te maken met tagging.

En aan de hand van een aantal metadata die je eigenlijk op die data zet, is het makkelijk terug te vinden waar je documenten staan. Nou, welke toren missen dat traject? Die hebben die omgeving klaarstaan en dan is het eigenlijk een ouderwitse harde schijf die ze tot hun beschikking hebben gekregen.

En daar wordt data naartoe gestuurd zonder dat ze daar een structuur in hebben aangebracht. En dan wordt het heel onoverzichtelijk en heeft het geen... toegevoegde waarde voor zo'n kantoor.

Nou, ik kan me ook voorstellen dat zo'n kantoor best veel moeite heeft om al die advocaten en partners daarin op te leiden. Dus je kunt, wat wij als Xeno zeggen, als dat nou voor jou zo lastig is, daar is ook een instrument voor, een applicatie, die dat voor jou kan regelen. Denk daarbij aan een heel goed documentmanagementsysteem, zoals NetDocuments, wat wij kunnen aanbieden.