Welke use cases voor AI zijn realistisch voor kleinere kantoren?

Voor kantoren onder de 20 medewerkers zijn drie toepassingen laagdrempelig: semantisch zoeken in het eigen dossierarchief, samenvatten van lange stukken en concept-correspondentie op basis van eerdere brieven. Deze toepassingen vragen weinig configuratie en leveren direct meetbare tijdwinst op. Complexere zaken als contract review of due diligence-analyse vragen meer inrichting en zijn eerder een tweede stap.

Hoe zit het met dataveiligheid bij AI in de juridische sector?

AI-tools mogen cliëntdata niet ongecontroleerd naar publieke modellen sturen. Dat betekent dat de gekozen AI-oplossing binnen de bestaande datastructuur moet werken, met opslag in EU- of Nederlandse datacenters en zonder dat prompts als trainingsdata worden gebruikt. Zowel Microsoft 365 Copilot in de tenant als DMS-gebonden AI-modules voldoen aan deze eis, mits correct geconfigureerd.

Wat kost het inrichten van AI voor een advocatenkantoor?

De licentiekosten van bijvoorbeeld Microsoft 365 Copilot liggen rond de 30 euro per gebruiker per maand, bovenop de bestaande Microsoft 365-licenties. DMS-gebonden AI-modules worden meestal per gebruiker of per hoeveelheid documenten afgerekend. De grootste investering zit doorgaans niet in licenties, maar in het bepalen van de use case en het inrichten en trainen van medewerkers.

Hoe begin je als advocatenkantoor met AI?

Beginnen met AI start niet bij een Copilot-licentie, maar bij één concreet werkproces waar tijdverlies zit. Voor advocatenkantoren is dat vrijwel altijd het terugvinden van documenten en zaken uit het eigen archief.

We hebben klanten zeggen, ik moet iets met AI. Maar eigenlijk hebben ze geen idee. Dus waar begin je dan? Ja, wat ik vooral wel zie bij contoren, is ze hebben eigenlijk geen idee wat de toepasbaarheid is van een AI. Ik kan heel makkelijk AI aanzetten voor ze. Dan zeg je ook wel AI, dat is prima. Ik ga naar Microsoft, ik sluit een kopijlenlicentie af. En dan is het van joh, succes. Maar men heeft dus geen idee wat ze eigenlijk willen doen met de AI. Dus wat willen ze nou bereiken met AI? En daar kunnen we ze natuurlijk wel een beetje bij helpen. Wat ik vooral zie, advocaten zijn natuurlijk heel veel bezig met... documenten en wil heel veel dingen kunnen zoeken en kunnen vinden. Nou, daar kan AI je wel bij helpen. En wat we wel zien is dat contoren bijvoorbeeld een DMS-systeem hebben. Ik vind net documents een heel mooi voorbeeld. Die bieden bijvoorbeeld AI-modules aan. En die kunnen jou veel beter helpen met het zoeken van documenten. Er zit Een advocaat kan bijvoorbeeld denken van... Ik heb ooit een keer in het verleden een zaak gehad. Dat was die cliënt met die onderwerpen. Dan hoef je alleen maar in een simpel zoekventje te zoeken. Nou, dit onderwerp en dit was die cliënt. Je drukt een knop en je gaat je dan helpen zoeken. En dan zullen de resultaten veel sneller worden weergegeven. En dan kan je dus gewoon heel snel de juiste documenten vinden. En... Ja, ik vind dat een van de mooiste voorbeelden, denk ik, voor de advertentuur om IJ toe te passen.

Welke AI-toepassing levert een advocatenkantoor direct resultaat op?

De grootste tijdwinst zit in het doorzoeken van eigen dossiers, correspondentie en jurisprudentie. Een DMS met AI-module, zoals NetDocuments, laat een advocaat zoeken op fragmentherinnering ("die cliënt met dat onderwerp") in plaats van op exacte bestandsnamen. De juiste documenten komen zo binnen seconden bovendrijven in plaats van na een halfuur mapjes doorspitten. Een generieke Copilot zonder koppeling met het DMS lost dit probleem niet op. Volgens <a href="https://www.nist.gov/cyberframework" target="_blank" rel="noopener">NIST Cybersecurity Framework</a>.

Waarom werkt een Copilot-licentie alleen niet?

AI aanzetten via een Microsoft-licentie is een technische handeling van vijf minuten. Zonder concrete use case en koppeling met het DMS blijft de tool ongebruikt op de plank liggen.

Waar zit de eerste winst voor advocaten?

In documenten zoeken en vinden. Advocaten werken dagelijks met honderden dossiers en willen op onderwerp, cliënt of situatie terug kunnen kijken, niet op exacte bestandsnaam.

Welke rol speelt het DMS-systeem?

Systemen als NetDocuments bieden eigen AI-modules die getraind zijn op juridische documenten. Die koppeling maakt zoeken op semantische inhoud mogelijk en levert relevantere hits dan een generieke AI-assistent.

Klanten zeggen: ik moet iets met AI. Maar ze hebben geen idee wat ze ermee willen bereiken.

Veelgestelde vragen

Een Copilot-licentie geeft toegang tot generieke AI-functies in Word, Outlook en Teams, maar heeft standaard geen koppeling met het documentmanagementsysteem waar het juridische werk zich afspeelt. Voor het doorzoeken van dossiers, jurisprudentie en cliëntgeschiedenis levert een DMS met eigen AI-module doorgaans veel relevantere resultaten. Copilot is aanvullend, geen vervanging van een juridisch-specifieke AI-toepassing.