Shadow IT op kantoor.
Grip op wat niemand ziet.
Shadow IT betekent dat medewerkers zelf programma's of onlinediensten gebruiken, zonder dat het kantoor daar zicht op heeft. Bij een advocatenkantoor gebeurt dat sneller dan u denkt.
Voor een advocatenkantoor, waar geheimhoudingsplicht en cliëntvertrouwen de kern van het vak vormen, is dit een risico dat niet genegeerd kan worden.
Ongezien IT-gebruik,
dichtbij huis.
Een advocaat die 's avonds thuis nog even een dossierstuk wil bekijken en het naar het eigen privé-e-mailadres stuurt.
Een secretaresse die een willekeurige website gebruikt om een gescand contract van PDF naar Word om te zetten.
Een advocaat die onderweg snel een foto van een stuk maakt met de smartphone en dat doorstuurt via WhatsApp naar een collega.
Iemand die thuis werkt en dossiers opslaat in een persoonlijk Dropbox- of Google Drive-account, omdat dat net iets makkelijker werkt dan het kantoorsysteem.
Een advocaat die een pleitnota laat vertalen via een vertaalsite.
Een advocaat die een conceptbrief laat schrijven door een AI-programma, met daarin cliëntgegevens.
Stuk voor stuk kleine, praktische keuzes, vaak onschuldig bedoeld: mensen willen gewoon sneller of makkelijker werken. En stuk voor stuk verlaat er cliëntinformatie het kantoor.
Vier risico's
die er echt toe doen.
Datalekken
Een privé-account, een losse website, een app op een onbeveiligde telefoon: elk daarvan kan informatie prijsgeven. Een verloren telefoon met gesprekken over een dossier, of een hulpmiddel dat documenten opslaat op een server ergens in de wereld. Meestal ontdekt het kantoor het pas als er al schade is.
De AVG en privacywetgeving
Cliëntdossiers bevatten persoonsgegevens, en soms zelfs bijzondere persoonsgegevens zoals medische of strafrechtelijke informatie. Zodra die gegevens via een privékanaal of een onbekende dienst lopen, is niet meer vast te stellen waar ze staan of wie erbij kan. Dat kan leiden tot boetes en tot een meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geheimhoudingsplicht en beroepsgeheim
Voor advocaten weegt dit misschien wel het zwaarst. Als cliëntinformatie via een niet-gecontroleerd kanaal wordt gedeeld, kan het kantoor niet meer garanderen dat de geheimhouding intact blijft, ook al was dat nooit de bedoeling. Eén onbedoeld gedeeld bestand kan het vertrouwen van een cliënt op het spel zetten, of de tuchtrechtelijke positie van een advocaat.
Verborgen kosten
Shadow IT voelt gratis aan, maar dat is bedrieglijk. Een datalek betekent onderzoek, juridische bijstand, mogelijk een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en boetes. Een cliënt die het vertrouwen opzegt, kost niet alleen die ene zaak maar ook de reputatie die een kantoor jarenlang heeft opgebouwd. Herstel is vrijwel altijd vele malen duurder dan wat er ooit mee bespaard is.
De klok tikt.
Wachten maakt het erger.
Wetgeving wordt strenger
Naast de AVG komt er met de Europese richtlijn NIS2 extra druk op organisaties om hun digitale beveiliging op orde te hebben. Ook als een advocatenkantoor daar niet altijd rechtstreeks onder valt: steeds meer cliënten, juist de grotere zakelijke, vallen er wél onder en stellen dezelfde eisen aan hun adviseurs. Een kantoor dat shadow IT niet onder controle heeft, kan straks niet meer aantonen dat het daaraan voldoet.
AI-programma's rukken op
Waar shadow IT vroeger vooral ging om een los abonnement of een privé-account, gaat het nu in hoog tempo over AI-programma's. Advocaten en secretaresses gebruiken die op eigen initiatief om snel een brief te schrijven, een tekst samen te vatten of te vertalen, vaak met cliëntinformatie erin. Dat gebeurt niet over een paar jaar maar nu al, en sneller dan kantoren hun beleid erop aanpassen.
Vier sporen, tegelijk.
Techniek zonder beleid wordt omzeild, beleid zonder uitleg wordt genegeerd. Daarom pakken we ze samen aan.
Inzichtelijk maken
Wij brengen in kaart welke programma's, apparaten en onlinediensten er binnen het kantoor daadwerkelijk gebruikt worden, ook de diensten die niemand officieel heeft goedgekeurd. Dat doen we door het netwerkverkeer en de systemen te analyseren, en door te praten met advocaten en secretaresses over hoe zij in de praktijk werken.
Technisch beperken en voorkomen
Beleid en praktische zaken op orde
Bewustwording creëren
Van intake
tot nazorg.
- 1
Intake of quickscan
Een kort, vrijblijvend gesprek: hoeveel medewerkers, welke systemen zijn er al, en waar liggen de zorgen.
- 2
Inventarisatie
Een nulmeting van het kantoor. Zo weet u voor het eerst precies waar u staat, in plaats van te gissen.
- 3
Advies
Concreet, dienst voor dienst: overnemen als veilige oplossing, afwijzen met een goed alternatief, of toestaan met extra beveiliging.
- 4
Implementatie
De afgesproken maatregelen worden doorgevoerd, in overleg, met zo min mogelijk verstoring van de dagelijkse praktijk.
- 5
Nazorg
Digitale veiligheid is geen momentopname. Wij blijven betrokken, stellen bij waar nodig en zijn een vast aanspreekpunt.
Advocatenkantoren
die ons al vertrouwen.
“Ze gaan mee in de ontwikkelingen en lopen daarin voorop. Dat is denk ik de kracht van Xinno.”
SOLV Advocaten
“Ze snappen echt wat het vak inhoudt en wat je nodig hebt als advocaat. XINNO regelt het.”
SIX Advocaten
“XINNO is kundig, klantgericht, en doet graag moeite. Ze werken overzichtelijk en de service is erg goed.”
Parker Advocaten
XINNO
IT zonder omkijken voor de advocatuur