E-mail & Document Management
Altijd een compleet dossier,
xinno | E-MAIL & DOCUMENT MANAGEMENT
Een Document Management Systeem (DMS) is – naast tijdschrijf- en declaratiesoftware – essentieel voor een advocatenkantoor. In deze tijd van digitalisering (denk aan Project Digitale Toegankelijkheid), waarbij u snel, efficiënt en effectief uw stukken wilt kunnen maken, opslaan, bewerken en opvragen, helpt een DMS de documentenstroom te optimaliseren.
In een traditionele omgeving zijn bestanden en e-mails gescheiden: bestanden staan versnipperd op de netwerkschijf, e-mail staat in allerlei persoonlijke en gedeelde mailboxen. Een digitaal dossier is derhalve verre van compleet, slecht doorzoekbaar en gebrekkig rechten- en toegangsbeheer zorgen dat waardevolle documenten voor het kantoor kunnen verdwijnen.
NetDocuments is, met meer dan 20 jaar ervaring in cloudinnovatie, marktleider op het gebied van een compleet end-to-end platform voor document management binnen de juridische dienstverlening.
Alle dossierinformatie veilig en centraal
Met het DMS van NetDocuments zijn alle dossiergerelateerde documenten, PDF’s, inkomende en uitgaande e-mails (ook die van collega’s) veilig en centraal op een consistente wijze beschikbaar. Mits geautoriseerd beschikken alle gebruikers over dezelfde gegevens. U kunt zelfs dossiers of documenten veilig beschikbaar stellen voor derden middels een portaal.
Ieder dossier beschikt in de basis over dezelfde folderstructuur die u zelf hebt bepaald. Gebruikers hoeven deze dan ook niet zelf aan te maken. Die uniformiteit schept rust en efficiency.
Integratie met Microsoft 365
NetDocuments is volledig geïntegreerd in Office 365 en is daardoor laagdrempelig in gebruik. Gebruikersinstructies zijn tot een minimum beperkt en de gebruikersacceptatie kan zeer snel worden bereikt.
Door slimme technologie voorspelt het systeem bij welk dossier een inkomende of uitgaande e-mail is betrokken. Met slechts één klik slaat u de e-mail op in onder meer het juiste dossier. Daarbij worden dubbele e-mails herkend en bijlagen (ook PDF’s) direct doorzoekbaar.
Highlights
- Document management: consistente dossieropbouw met automatische metadata classificatie;
- E-mail management: snel e-mail archiveren met automatische herkenning voor dossier- en metadata classificatie;
- Versiebeheer: adequaat beheer van versies, ongeacht het document type;
- Naadloze integratie met Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.;
- Krachtige zoekfunctionaliteit: full text en/of metadata voor documenten, PDF’s (ook via OCR) en e-mails.
Integraties
- Koppeling met uw tijdschrijf-en declaratiesoftware, zoals Legal Sense, ten behoeve van een automatische aanmaak van dossiers met consistente folderstructuur en synchroniseren van metadata;
- Koppeling met DotOffice huisstijl- en sjablonenbeheer;
- Optioneel te koppelen met document vergelijkingssoftware;
- Optioneel te koppelen met DocuSign;
- Optioneel te koppelen met AI met ndMax.
Maak Document Management simpel met XINNO en NetDocuments
XINNO is exclusief partner van NetDocuments voor advocatenkantoren in Nederland en België. NetDocuments is ’s werelds meest vertrouwde cloudgebaseerde Document Management Systeem dat juridische professionals helpt bij het optimaliseren van het werkproces om een compleet, digitaal dossier tot stand te brengen én vooral te behouden.
Geen omkijken meer naar Document Managent, dat is onze belofte.
IT Zonder omkijken
Is uw advocatenkantoor ook toe aan IT zonder omkijken? Dan is het tijd om met de specialisten van XINNO te praten. Wij adviseren u welke manier van werken past bij uw kantoor en hoe u klaar bent voor uw digitale toekomst.
Neem contact op
We komen graag langs om vrijblijvend kennis te maken en uw wensen door te nemen. Voor elk advocatenkantoor hebben wij een passende digitale werkplek waarin beveiliging en gebruiksgemak centraal staan.
Ramon van den Heuvel
Managing Director
Oplossingen
XINNO | Private desktop
Overal kunnen werken vanaf één centraal online bureaublad dat u overal kunt oproepen. Beveiligd en beheerd door XINNO in een Amsterdams datacenter. Meer over de XINNO Private Desktop
XINNO | 365 hybrid desktop
De unieke werkplek voor de advocatuur waarbij u geniet van digitale vrijheid dankzij het gebruik van een device van uw keuze, met de zekerheid dat al uw data veilig in het Amsterdams datacenter van XINNO blijven staan. Meer over de XINNO 365 Hybrid Desktop
