Artikel – Top 5 voordelen van een DMS

Een goed documentmanagementsysteem (DMS) biedt een oplossing voor versnipperde bestanden in mappen op schijven en in programma’s als Microsoft Outlook.

Zeer gewaardeerd

Met een DMS als iManage Work hebt u snel en gemakkelijk toegang tot alle dossiergerelateerde documenten en e-mails, die u consequent, consistent en op uniforme wijze beheert. U slaat ontvangen en verzonden e-mails snel op in het juiste dossier, maakt gebruik van slim versiebeheer en goede zoekfuncties en u kunt uw documenten veilig delen met derden en samenwerken aan een document.

iManage Work is een door advocatenkantoren veelgebruikt en zeer gewaardeerd DMS dat helpt bij het creëren en onderhouden van complete en actuele digitale dossiers. Dit pakket is heel goed te gebruiken in combinatie met Microsoft Office, met name Outlook.

Dit zijn de top 5 voordelen van iManage Work:

1. Complete en gestructureerde dossiers

Een dossier bestaat uit vele vormen van informatie: denk aan e-mails, documenten, stukken en notities. U verliest al snel het overzicht. Een DMS slaat alles op een centraal punt per dossier op. Zo vinden u en uw collega’s snel alle bij een dossier behorende informatie, die vervolgens eenvoudig te delen en aan te passen is.

2. Snel zoeken, snel vinden

In een DMS typt u uw zoekwoorden en vindt u uw specifieke documenten. U hoeft nooit meer eindeloos mappen te doorzoeken.

3. Slim versiebeheer

Er kan weleens verwarring ontstaan als meerdere mensen aan dezelfde documenten werken. Met slim versiebeheer worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers zien zo altijd wat de laatste versie van een document is.

4. Gemakkelijk delen van en samenwerken aan documenten met derden

U kunt per document zien wat er is gewijzigd. De voorgaande opgeslagen versies worden geregistreerd en door het overzicht heen te bladeren kunt u zien wat er is veranderd.

5. Hoge productiviteit

U hebt sneller toegang tot de juiste informatie, wat vertraging en fouten in het werk helpt voorkomen. Daarnaast bespaart een DMS u tijd bij het opzoeken en controleren van informatie – en dat scheelt ook een hoop irritatie. Er is bovendien een app beschikbaar voor op uw telefoon om ook mobiel gebruik te maken van het DMS.

Exclusief partner iManage Work

De Xinno-werkplek is eenvoudig te koppelen aan systemen als iManage Work (voorheen WorkSite). Xinno is exclusief hostingpartner van iManage Work voor advocatenkantoren in Nederland, België en Luxemburg tot 25 gebruikers.

Meer informatie over iManage Work ontvangen?

Stuur een e-mail naar info@xinno.nl, wij helpen u graag verder.