De drie smaken van Microsoft 365 voor de advocatuur. Welke kiest u?

In een eerder artikel kon u lezen waarom Microsoft 365 voor een advocatenkantoor de investering waard is. Nu is het tijd om de logische vervolgvraag te beantwoorden: ‘Welke Microsoft 365 omgeving kies ik voor mijn advocatenkantoor? In dit artikel leggen we de drie ‘smaken’ aan u uit.

1. Remote (Private) Desktop

Virtueel bureaublad

Remote Desktop geeft gebruikers toegang tot een virtuele desktopomgeving op afstand. Dit is ideaal voor kantoren met medewerkers die vanuit huis werken of die behoefte hebben aan een gestandaardiseerde desktopomgeving, waarbij zij niet afhankelijk zijn van de hardware. Dit is als het ware een virtueel bureaublad, waarop Office (en eventueel ook Microsoft 365) is geïnstalleerd.

Voordelen:

  • Gebruikers zijn niet afhankelijk van hardware doordat alles virtueel draait. Vanuit iedere willekeurige pc of laptop kan worden ingelogd.
  • De data staan veilig opgeslagen in een Nederlands datacenter.

Nadelen:

  • De verwachting is dat deze omgeving op termijn niet meer door Microsoft wordt ondersteund.
  • Nieuwe tools en apps ‘babbelen’ niet lekker met deze omgeving. Het draait steeds meer om de integratie van externe apps met Microsoft 365 en dat wordt met deze omgeving ingewikkelder.
  • Wil u werken met bepaalde apps zoals Teams, dan dient u buiten deze omgeving hierop in te loggen.

2. Managed 365

Data en apps in een Microsoft 365 omgeving

In deze omgeving kiest u ervoor om alle apps en de data in een online Microsoft 365 omgeving onder te brengen. Kortom, alles draait volledig in de cloud. In een Microsoft 365 Managed omgeving zijn alle services en gegevens volledig gehost in de Microsoft-cloud. Dit betekent dat alle e-mails, bestanden, applicaties en andere diensten worden beheerd en opgeslagen op de Microsoft-servers in de cloud.

Voordelen:

  • Uiterst veilige werkomgeving.
  • Het beheer van een Microsoft 365 Managed omgeving is over het algemeen eenvoudig en intuïtief via het Microsoft 365 beheerportaal.
  • Iets goedkoper dan een Hybride 365 omgeving.
  • Alles bij de hand via een centrale plek.
  • Alle moderne apps zijn te koppelen met Microsoft 365.

Nadelen:

  • U kunt ervan uitgaan dat Microsoft niet wordt gehackt, maar uw bedrijf misschien wel. Daarom is het goed u te realiseren dat u zelf moet zorgdragen voor backups en security. (Zie de alinea onderaan dit artikel.)
  • Uw data staan bij Microsoft in de cloud. Dit kan voor kantoren die zich hierover – met name in relatie tot AVG – zorgen maken een struikelblok zijn. Veel advocatenkantoren denken dat het, omdat Microsoft een server in Nederland heeft, wel goed zit. Echter, aangezien de moedermaatschappij van Microsoft Amerikaans is, is de Patriot Act van toepassing. Dit betekent dat de FBI alsnog data kan opvragen.
  • Werkt u in een remote desktop omgeving dan dient u ineens, met een big bang over te gaan. Dit komt doordat de remote desktop omgeving niet lekker samenwerkt in een Managed omgeving.
  • Hebt u geen internet dan zijn uw gegevens, tenzij u deze lokaal hebt opgeslagen, niet bereikbaar.

Hybride 365

Volledige Microsoft 365 omgeving, maar met uw data veilig bij XINNO

Hybride 365 combineert de voordelen van lokale serverinfrastructuur, waarop uw data staan opgeslagen, met de flexibiliteit van de cloud. Hiermee staan uw data veilig in een datacenter in Nederland, terwijl u profiteert van 365 cloud voordelen zoals schaalbaarheid en mobiliteit. Het is een combinatie van lokale en cloud gebaseerde diensten.

Voordelen:

  • Uw data staan veilig in een Nederlands datacenter, op Nederlandse bodem.
  • U hoeft niet met het gehele kantoor over te stappen naar Microsoft 365. Dit kan ook gefaseerd vanuit de remote desktop omgeving.
  • Uiterst veilige werkomgeving.
  • Het beheer van een Microsoft 365 Managed omgeving is over het algemeen eenvoudig en intuïtief via het Microsoft 365 beheerportaal.
  • Alles bij de hand via een centrale plek.
  • Alle moderne apps zijn te koppelen met Microsoft 365.

Nadelen:

  • Het beheer van een Microsoft 365 Hybride omgeving is over het algemeen complexer dan dat van een volledig beheerde omgeving, omdat u zowel lokale als cloud bronnen moet beheren en coördineren.
  • Deze omgeving is iets duurder dan een Managed 365 omgeving.

Een matrix waarin de verschillen tussen deze drie smaken nog eens worden belicht, vindt u op onze (vernieuwde) website.

Wat kiest u?

De keuze tussen een Microsoft 365 Managed omgeving en een Microsoft 365 Hybride omgeving hangt af van de specifieke behoeften en vereisten van een advocatenkantoor. Beide benaderingen hebben hun eigen voor- en nadelen en de keuze zal afhangen van factoren zoals de huidige IT-infrastructuur, beveiligingsbehoeften en de mate van cloud adoptie die u als advocatenkantoor wenst te bereiken. Een Managed Service Provider (MSP) zoals XINNO helpt u om de juiste keuze te maken. Nu vraagt u zich misschien af wat verder de rol van een MSP is bij het inrichten van een 365 omgeving?

Waar biedt een MSP meerwaarde?

Veel advocatenkantoren denken dat zij bij de overstap naar een 365-omgeving geen Managed Service Provider zoals XINNO nodig hebben. Niks is minder waar. Waar een MSP het verschil maakt? Een MSP helpt bij onderstaande.

  • Adviseren;
  • Ontwerpen;
  • Inrichten;
  • Beveiligen;
  • Beheren;
  • Monitoren van uw 365 omgeving.

Zorg dat u niet wordt gehackt

Hierbij maakt het niet uit of u werkt in een Managed 365 of in een Hybride 365 omgeving. In een volgend artikel gaan we nog dieper in op ‘security’ in relatie tot Microsoft 365. Veel mensen denken dat zodra ze kiezen voor Microsoft 365 alles is geregeld. Zoals hierboven genoemd is dit niet zo. Microsoft zorgt er met man en macht voor dat ze niet wordt gehackt. Dat zit echt wel goed. Alleen, de verantwoordelijkheid dat u niet wordt gehackt ligt bij uzelf. Kort door de bocht is Microsoft 365 een bouwpakket. Hoe efficiënt en veilig u dat in elkaar zet, is aan u. Precies daarbij helpt een MSP.

Een MSP draagt zorg voor drie onderdelen rondom uw werkplekbeveiliging.

  1. Compliance checks: voldoet de situatie aan de opgestelde eisen zodat u mag werken met uw apparaat? Mag een gebruiker bijvoorbeeld inloggen op deze laptop in België, zondag om 15.00 uur? Of mag een gebruiker pas inloggen zodra de laatste security packs of firewall zijn geïnstalleerd? Dit alles regelt een MSP zorgeloos op de achtergrond vanuit Microsoft Cloud.
  2. Security checks: worden uw applicaties, werkplekken en data goed beveiligd? XINNO voert checks uit zoals: draait uw antivirus en is er een dagelijkse scan uitgevoerd? Staat de firewall aan en zijn er geen rare dingen geconstateerd?
  3. Als laatste bepaalt een MSP samen met u restricties en regelt deze in. Bijvoorbeeld dat gebruikers geen USB-poorten of bepaalde apps mogen gebruiken.

Dit geldt zoals hierboven vermeld voor beide Microsoft 365 omgevingen. En superhandig, u ontvangt voor alles, dus voor zowel de inrichting, de afname van 365 en het beveiligen en monitoren één factuur van XINNO.

Wat kiezen de meeste kantoren?

We vragen Ramón van den Heuvel, directeur van XINNO, naar de meest gemaakt keuze van kantoren vandaag de dag. Ramón: ‘De meeste bestaande klanten die vanuit een Remote Desktop omgeving overstappen, kiezen voor een Hybride 365 omgeving. Het belang van AVG-compliance werken is dermate sterk dat kantoren bereid zijn hier extra voor te betalen.’

Tip: meer lezen?

Wilt u meer lezen over de meerwaarde van een MSP of over het thema security? Lees dan een van deze vierrelevante blogs:

  1. De kracht van Microsoft 365: drie redenen waarom het uw investering waard is
  2. Hoe herstelt u snel na een hack?
  3. Het belang van goed detecteren
  4. Hoe houden we dreigingen buiten de digitale kantoormuren

Conclusie

Microsoft 365 biedt een breed scala aan voordelen, waaronder verbeterde productiviteit, geavanceerde beveiliging en schaalbaarheid. Door samen te werken met een MSP voor uw Microsoft 365-implementatie, profiteert u optimaal van deze voordelen, terwijl u tegelijkertijd de beveiliging en betrouwbaarheid van uw IT-omgeving waarborgt. Wilt u meer weten over wat Microsoft 365 voor uw kantoor kan betekenen? Neem dan contact met ons op, of download ons gratis whitepaper over Microsoft 365 voor de advocatuur.