In de FD special “Legal Succes & Compliance” sprak XINNO Managing Director Ramon van den Heuvel over het slaan van de brug tussen IT en advocatuur. Hoe zet u als advocaat technologie zo in dat niet alleen uw leven, maar ook het leven van uw cliënt er makkelijker van wordt? U leest het in het volledige interview:

De brug slaan tussen IT en advocatuur

Voor de advocatuur zijn veiligheid, snelheid en gebruiksvriendelijkheid van IT-systemen geen luxe, maar een noodzaak. Advocaten werken dagelijks met vertrouwelijke gegevens en belangrijke documenten die niet alleen goed beschermd moeten zijn, maar ook snel en efficiënt toegankelijk. Nu cyberaanvallen en geopolitieke spanningen toenemen, moet de juridische dienstverlening met robuuste IT-systemen het goede voorbeeld geven.

Managing director Ramon van den Heuvel van XINNO werkte eerst zelf jarenlang als IT-manager bij een advocatenkantoor. Hierdoor wist hij vanaf het begin als geen ander hoe ze juridische professionals zo effectief en efficiënt mogelijk konden ondersteunen bij hun werkprocessen, om cliënten optimaal te bedienen. “De advocatuur stapt normaal gesproken niet zo snel over naar innovatieve oplossingen, maar deze maatschap dacht daar wat anders over. Die mindset was vernieuwend en ik kon een meerwaarde leveren. Ik ging begrijpen dat ik een faciliterende rol had, om het werk van de advocaat te optimaliseren ten gunste van hun cliënt.”

Door een combinatie van kennis van de mensen in de sector, branchespecifieke bedrijfsprocessen en inzicht in innovatieve IT-oplossingen voor de advocatuur, kan XINNO een brug slaan tussen IT en de advocaat. “We hebben echt verstand van hun werk en spreken het jargon. Daardoor kunnen we dingen goed uitleggen. Het serviceniveau is essentieel, zodat je gelijk in actie kunt komen bij code rood, als stukken bijvoorbeeld op tijd bij de rechtbank moeten worden ingeleverd.”

Kennishuizen

Advocatenkantoren zijn vooral ook kennishuizen, met enorm veel informatie in de vorm van data. “Deze informatie kan in een bepaalde context plotseling heel waardevol zijn”, vertelt Van den Heuvel. “Als je ervoor zorgt dat je deze makkelijker kunt vinden en sneller op tafel kunt leggen dan je concurrent, ben je als kantoor meer waard.”

Hij raakte gefascineerd door deze gedachte en is daar vervolgens een aantal jaren mee aan de slag gegaan. “Ik wilde alles weten over hoe advocaten werken. Daarbij kun je denken aan dossierprocessen, wie eraan werken en wat ze daar precies mee doen. Dat was uiteindelijk een heel succesvolle springplank om XINNO te starten.”

Grote impact

In de advocatuur is IT ondersteunend en complex, maar onmisbaar. Een groeiend aantal systemen en databronnen helpen de advocaat bij het tot een goed einde brengen van een zaak en bij het organiseren van het kantoor. Maar advocaten willen zich vooral richten op de cliënt en geen omkijken hebben naar hoe IT werkt.

De advocatuur stelt vanzelfsprekend hoge eisen aan veiligheid, wat ervoor zorgt dat ze bij XINNO de lat hoger leggen dan de meeste andere managed service providers (MSP’s). Of zoals Van den Heuvel zegt: “De impact als er iets niet op orde is, betekent voor een advocatenkantoor wat anders dan de bakker op de hoek. Het stelen van belangrijke informatie wordt voor hackers steeds interessanter.”

Zo kun je ervoor kiezen om je IT-omgeving 24×7 proactief te laten monitoren door hun SOC-SIEM (security operations center en security information & event management). Dat is vergelijkbaar met een creditcardmaatschappij die verdacht gedrag detecteert en stopt voor het te laat is. “De informatie is megagevoelig en -vertrouwelijk, dus je moet alles inzetten om de kwaadaardigen buiten de deur te houden. Mensen onderschatten soms hoe inventief hackers kunnen zijn. Ze vinden elke dag wel nieuwe vernuftige manieren uit om binnen te komen.”

Strategische sparringpartner

De activiteiten van XINNO rondom het veilig houden van die digitale werkplek bestaan daarom voornamelijk uit voorkomen, detecteren en herstellen. “Het is onze uitdaging om dit continu te blijven tweaken, om de ontwikkelingen bij te blijven.” Niet alleen qua technologie, maar ook qua support en ondersteunende dienstverlening willen ze het beste bieden. Ze leveren waar gewenst consultancy, en kunnen ook alle lagen rondom de werkplek ondersteunen. Hierbij kun je denken aan het inzetten van AI, selecteren van de juiste software en het naleven van geldende regels voor informatiebeveiliging. Ook geven ze security awareness sessies.

“Compliance speelt ook bij advocatenkantoren een steeds belangrijkere rol, ook omdat cliënten erom vragen. Ze moeten voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving, zoals NIS2, een richtlijn over netwerk- en informatiesystemen. Multinationals krijgen hier in hun hele keten mee te maken: door de ketenverantwoordelijkheid kan dit dus doorwerken naar het advocatenkantoor. Het draait steeds meer om beleid. Ik zie de rol van een MSP echt veranderen. We fungeren daarom echt als een strategische sparringpartner voor kantoren”, legt Van den Heuvel uit.

Nederlands datacenter

Ze werken ook met Microsoft in de cloud, maar mede vanwege geopolitieke ontwikkelingen kiezen veel kantoren ervoor om hun data veilig op te slaan in het XINNO datacenter in Nederland. “Maar doordat bepaalde kantoren per se met Microsoft-applicaties willen werken, hebben we daarom een hybride oplossing ontwikkeld. Hierdoor kun je met Microsoft 365 blijven werken, maar je data blijven in ons datacenter. Wat er verder in de wereld ook gebeurt, met onze oplossingen zit je in ieder geval altijd aan de goede kant van de medaille.”